A. Pengertian Purchasing
Purchasing adalah suatu proses bisnis yang melibatkan pembelian bahan baku, material, dan produk jadi yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Proses ini memiliki tujuan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki bahan baku, material, dan produk jadi yang dibutuhkan dengan harga terbaik dan pada waktu yang tepat.
Purchasing meliputi beberapa aktivitas, seperti mencari sumber bahan baku dan material yang berkualitas dan harga terbaik, membandingkan harga dan kualitas dari berbagai sumber, menentukan pemasok terbaik, membuat kontrak dengan pemasok, dan memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan spesifikasi yang diterima.
Purchasing merupakan bagian penting dari manajemen logistik karena memastikan bahwa perusahaan memiliki bahan baku dan material yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan produksi dan pemasaran. Oleh karena itu, proses purchasing harus dilakukan dengan baik dan cermat untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki bahan baku dan material dengan harga terbaik dan pada waktu yang tepat.
B. Proses Purchasing
Proses purchasing meliputi beberapa tahap berikut:
- Identifikasi Kebutuhan: Tahap pertama dalam proses purchasing adalah menentukan jenis bahan baku, material, dan produk jadi yang dibutuhkan. Informasi ini biasanya berasal dari departemen produksi, pemasaran, dan keuangan.
- Pencarian Sumber: Setelah menentukan jenis bahan baku dan material yang dibutuhkan, selanjutnya dilakukan pencarian sumber bahan baku dan material. Informasi mengenai pemasok bahan baku dan material dapat didapatkan dari buku telepon, daftar pemasok, atau internet.
- Evaluasi Pemasok: Setelah menemukan sumber bahan baku dan material, selanjutnya dilakukan evaluasi pemasok. Evaluasi ini meliputi mengevaluasi kualitas produk, harga, waktu pengiriman, dan reputasi pemasok.
- Negosiasi Harga: Setelah menemukan pemasok terbaik, selanjutnya dilakukan negosiasi harga. Tujuan negosiasi harga adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memperoleh harga yang kompetitif dan memenuhi budget yang tersedia.
- Pembuatan Kontrak: Setelah negosiasi harga selesai, selanjutnya dilakukan pembuatan kontrak. Kontrak ini berisi informasi mengenai jenis bahan baku dan material yang dibeli, harga, waktu pengiriman, dan kondisi pembayaran.
- Monitoring Pengiriman: Setelah kontrak dibuat, selanjutnya dilakukan monitoring pengiriman. Tujuan monitoring pengiriman adalah untuk memastikan bahwa produk yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang diterima dan pada waktu yang tepat.
Proses purchasing harus dilakukan dengan cermat dan hati-hati untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki bahan baku dan material dengan harga terbaik dan pada waktu yang tepat. Proses ini juga memastikan bahwa perusahaan memiliki sumber bahan baku dan material yang andal dan terpercaya.
C. Kriteria Pemilihan Supplier
Kriteria pemilihan supplier sangat penting dalam proses Purchasing karena mempengaruhi kualitas, harga dan ketersediaan produk yang akan dibeli. Berikut adalah beberapa kriteria pemilihan supplier yang harus dipertimbangkan:
- Kualitas Produk: Kualitas produk yang dibeli harus sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan tidak mempengaruhi kualitas produk jadi.
- Harga: Harga yang ditawarkan oleh supplier harus kompetitif dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.
- Ketersediaan Produk: Supplier harus dapat memenuhi kebutuhan bahan baku dan barang jadi dengan tepat waktu dan jumlah yang dibutuhkan.
- Kemampuan Logistik: Kemampuan logistik supplier harus memadai untuk memastikan produk dapat diterima dalam kondisi yang baik dan tepat waktu.
- Reputasi dan Riwayat Pembelian: Reputasi dan riwayat pembelian supplier harus baik dan memastikan supplier terpercaya dan dapat diandalkan.
- Kemampuan Berkoordinasi dan Keterbukaan Komunikasi: Kemampuan berkoordinasi dan keterbukaan komunikasi supplier harus memadai untuk memastikan proses pembelian berjalan dengan lancar.
Dengan mempertimbangkan kriteria pemilihan supplier ini, perusahaan dapat memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan kebutuhan dan dapat menjamin kualitas dan ketersediaan produk.
D. Contoh Kasus Purchasing
Perusahaan Kue Rasa Sari adalah sebuah perusahaan yang memproduksi berbagai jenis kue dengan bahan baku yang berkualitas tinggi. Perusahaan ini sangat bergantung pada proses Purchasing yang efisien dan efektif untuk memastikan bahwa produksi kue dapat berjalan dengan lancar. Berikut adalah contoh kasus Purchasing yang menarik dari Perusahaan Kue Rasa Sari:
- Identifikasi Kebutuhan: Perusahaan Kue Rasa Sari melakukan analisis data dan memantau trend penjualan untuk menentukan jumlah bahan baku yang dibutuhkan setiap bulannya. Mereka memastikan bahwa stok bahan baku selalu tersedia agar produksi kue dapat berjalan tanpa hambatan.
- Perencanaan: Setelah mengetahui jumlah bahan baku yang dibutuhkan, Perusahaan Kue Rasa Sari membuat rencana pembelian bahan baku dan menentukan jumlah dan waktu pembelian. Mereka juga memastikan bahwa jumlah bahan baku yang dibeli tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit untuk menghindari pemborosan atau kekurangan stok.
- Pencarian Supplier: Perusahaan Kue Rasa Sari melakukan pencarian supplier bahan baku dengan mengirimkan surat permohonan dan meminta penawaran dari beberapa supplier. Mereka memastikan bahwa supplier yang dipilih memenuhi kriteria pemilihan supplier seperti kualitas produk, harga yang kompetitif, dan ketersediaan produk.
- Negosiasi dan Pemilihan Supplier: Perusahaan Kue Rasa Sari melakukan negosiasi harga dan kondisi pembelian dengan beberapa supplier dan memilih supplier yang memberikan kondisi pembelian terbaik. Mereka memastikan bahwa harga yang diterima sesuai dengan kualitas produk dan jaminan pengiriman tepat waktu.
- Pembelian: Setelah pemilihan supplier, Perusahaan Kue Rasa Sari melakukan pembelian bahan baku dan memastikan bahwa produk diterima dalam kondisi yang baik dan tepat waktu. Mereka memastikan bahwa stok bahan baku selalu tersedia untuk memastikan produksi kue dapat berjalan tanpa hambatan.
Monitoring dan Evaluasi: Perusahaan Kue Rasa Sari melakukan monitoring dan evaluasi secara rutin dalam proses purchasing. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua supplier memenuhi standar kualitas dan harga yang ditentukan oleh perusahaan. Setiap supplier juga dievaluasi berdasarkan tingkat kepuasan pelanggan dan tingkat keamanan produk.
Perusahaan Kue Rasa Sari menggunakan software pemantauan supplier untuk memantau prestasi supplier secara real-time. Software ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses data harga, ketersediaan produk, dan pengiriman produk dari setiap supplier.
Setiap bulan, perusahaan melakukan survei kepada pelanggan untuk mengetahui tingkat kepuasan mereka terhadap produk dan layanan dari setiap supplier. Hasil survei ini digunakan sebagai acuan untuk menilai dan mengevaluasi supplier.
Perusahaan juga melakukan pengujian laboratorium pada produk yang diterima dari supplier untuk memastikan bahwa produk memenuhi standar keamanan dan kualitas yang ditentukan. Hasil pengujian ini juga digunakan sebagai acuan untuk menilai dan mengevaluasi supplier.
Dengan monitoring dan evaluasi yang ketat, Perusahaan Kue Rasa Sari dapat memastikan bahwa hanya supplier terbaik yang bekerja sama dengan mereka dan memenuhi standar kualitas dan keamanan yang dibutuhkan oleh pelanggan.
